Confusiones, malentendidos, informaciones que parecen nunca llegar… y un largo etcétera. Esa es la realidad de muchas empresas que aún no han sabido cómo desarrollar sus habilidades comunicativas.
Los silos y la falta de comunicación entre departamentos, a menudo, acaba ocasionando problemas en las organizaciones. Lo cual, acaba derivando en informaciones confusas, trabajadores que se sienten invisibles, y carencias en la gestión empresarial. Pero… ¿Qué podemos hacer ante esta situación? Las empresas tienen distintos recursos para gestionar estas problemáticas. Sin embargo, parece ser que, en muchas ocasiones, lo más simple puede ser lo más efectivo. Hablamos del… Memorándum.
¿Qué es el memorándum?
El memorándum (más popular a nivel interno de las organizaciones como memo) es un documento de carácter profesional usado con la intención de querer comunicar un aspecto de la empresa de manera concreta y concisa.
La información que recoge este documento puede ser de interés general de la empresa, o bien enfocado a un departamento o área específica de la corporación. De acuerdo con esto, el principal leitmotiv de este recurso es poder contar con un documento que sirva para informar de manera rápida, breve, y con carácter oficial, de aspectos importantes que competen a los trabajadores o directivos de la empresa.
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¿Qué aporta el memorándum a nivel interno?
Podemos destacar varios aspectos de los memorándums, y sus beneficios en la cultura empresarial de cualquier organización. Por este motivo, a continuación, te exponemos los principales beneficios que extraer de la integración de este documento en la empresa.
- Eficiencia comunicativa: los memorándums son un recurso muy interesante a la hora de desarrollar la comunicación de cualquier empresa. Este documento requiere del registro de tanto la persona que lo emite, como la que lo recibe. Por lo cual, garantiza el flujo de información de manera oficial. Además, de ser un tipo de documento, que, por su naturaleza, no da lugar a la interpretación, ya que, cualquier memorándum debe caracterizarse por su claridad y sencillez.
- Actualización del estado empresarial: en muchas ocasiones las empresas se encuentran en una vorágine de cambios y gestiones de las que, difícilmente, están al tanto de la mayoría de los cambios que se están produciendo en la organización. El memorándum permite transmitir de manera rápida y eficiente estas situaciones, y ubicar a los empleados en el estado en el que se encuentra la empresa.
- Agilización de solicitudes o peticiones: los memorándums, aunque normalmente acostumbren a tener un rol informativo, también puede ser utilizados para hacer peticiones o solicitudes. Puede ser un gran medio para garantizar una buena gestión de equipos. Emitiendo, así, las necesidades de la empresa de manera rápida y eficaz.
¿Qué estructura sigue el memorándum?
La estructura del memorándum es muy sencilla. No obstante, es importante que se incluyan todas sus partes, en orden a conseguir todos sus beneficios.
Encabezado
- Destinatarios: es un elemento obvio, pero imprescindible. Se debe indicar a quién va dirigido el ducumento, para poder emitir la información a quién le repercuta.
- Emisor: se ha de señalar de quién proviene el memorándum.
- Tema que trata: la temática que trate es lo que determinará el tono que adoptará el documento.
- Fecha y lugar de emisión: esta parte es clave para poder ubicar el documento en un espacio temporal y físico.
Cuerpo
- Mensaje: el mensaje debe ser específico y claro. Esta es la parte donde se incluye el grueso del contenido. Dependiendo de la intención de nuestro comunicado, incluiremos una información u otra. Un memorándum puede incluir hasta tres partes:
- Propósito: el propósito incluye el objetivo principal del memorándum, es, en esencia, la razón por la que se decide emitir el comunicado, y forma parte de cualquier memorándum. El tono podrá variar según a quien se dirija.
- Información adicional: en información adicional encontraremos alguna información relativa al propósito, que puede ser de utilidad. Ya puede ser una imagen, o algún recurso para acabar de esclarecer dudas.
- Acción solicitada: no siempre precisaremos de una acción relacionada con nuestro propósito, pero cuando necesitemos que un departamento, o una persona realice alguna acción, explicaremos de qué se trata, y el plazo en el que se debe producir. Todo, de manera clara y concisa.
- Firma o sello: este elemento es el último a integrar en el documento y sirve, únicamente, para remarcar el carácter oficial del medio.
¿Qué tipos de memorándum hay?
- Informativo: la voluntad de este tipo de documento, como el propio nombre indica, tiene el principal objetivo de informar. Acostumbra a usarse para avisar de nuevas incorporaciones, cambios en la política empresarial, o la celebración de un evento, entre otras muchas cosas.
- De aclaración: cuando en ocasiones hay malentendidos, o puntos que no se han acabado de concretar, el memorándum de aclaración es el más útil para disipar cualquier duda.
- Social: en este, el tono acostumbra a ser más relajado, y se utiliza para temas más diversos: anunciar una jubilación, un aniversario. En resumen, compartir buenas noticias externas a la empresa.
- De directiva: este tipo de memorándum se utiliza para hacer recordatorios de aspectos concretos del funcionamiento empresarial. Ejemplo: solicitar comprobantes de pago.
- De respuesta: el memorándum de respuesta es utilizado para dar réplica a algún asunto que no se ha acabado de esclarecer, como puede ser, cualquier solicitud o petición.
- De estado: se recurrirá a este documento para hacer el seguimiento de proyectos, y acabar de tener una imagen clara del estado en el que se encuentran las tareas que se están llevando a cabo.
