¿Cuántos procesos se llevan a cabo en una empresa cada día? O, lo que es lo mismo, ¿cuántas acciones se podrían hacer de manera automática para ganar en rentabilidad y productividad? La automatización de procesos se ha impuesto como la base sobre la que gira la digitalización. En este artículo te explicamos en qué consiste, por qué es importante y cómo se puede implantar.
¿Por qué automatizar los procesos?
En la actualidad, el mercado interempresarial es cada vez más competitivo. Un error muy común es pensar que este fenómeno solo beneficia al consumidor. ¿Qué hay de las empresas? Puede ser una oportunidad increíble para crecer de manera interna y mejorar la productividad de tu negocio.
Si echas un vistazo a tu entorno, verás que casi ningún negocio prescinde de la tecnología. Sin embargo, son muy pocos los que han sabido sacarle el máximo provecho. ¿Quiénes? Casualmente —o no tanto—, la mayoría de los que están triunfando en nuestra época.
La automatización de procesos continúa siendo una asignatura pendiente en nuestro país. Esto se debe al desconocimiento de lo que en realidad supone y que está en sintonía con:
- Utilizar la tecnología para realizar tareas repetitivas.
- Optimizar la implicación humana para reducirla casi al mínimo.
- Extraer de forma automática los datos acerca del funcionamiento del negocio.
A estas líneas generales, conviene añadir algunas específicas. Por ejemplo, cualquier estrategia de automatización que apliques requiere una perfecta adaptación al sector y a las necesidades del negocio para que resulte verdaderamente eficaz.
Beneficios de la automatización de procesos
Todo lo anterior es, básicamente, el eje vertebrador de esta realidad. Pero ¿sabes qué ventajas aporta a nivel empresarial? Estos son los principales:
Mejorar la productividad
La productividad es la combinación de dos factores: el tiempo y la acción. Mientras más acciones se realicen en un corto espacio de tiempo, mayor será el beneficio. En este sentido, no existe un recurso más idóneo para ello que la tecnología. Si tenemos todo eso en cuenta, es posible amortizar cualquier inversión en automatización a corto-medio plazo.
Reducir los costes
La maquinaria siempre será, a largo plazo, más asequible que la mano de obra. Como te avanzábamos anteriormente, solo requiere un desembolso inicial fácilmente recuperable, además del mantenimiento. No nos referimos a prescindir de la implicación humana, sino a dosificarla y reservarla a la supervisión de las tareas automatizadas y otras labores.
Optimizar el tiempo
El tiempo es oro, y más en una empresa. Cada trabajador tiene una jornada y bajo ningún concepto debería agotarla haciendo tareas repetitivas. Además, un software es capaz de trabajar muchísimo más rápido que un ser humano y, lo mejor de todo, lo hace de manera incansable.
Mejorar la accesibilidad
Cuando estalló la pandemia, los empleados no esenciales tuvieron que marcharse hacia sus casas. Las máquinas, obviamente, continuaron con sus funciones. Es aquí donde radica la principal ventaja de este fenómeno, que siempre están disponibles para ti. En consecuencia, son la opción idónea en tiempos de crisis como el que estamos atravesando.
Potenciar la fiabilidad
Un humano puede cometer errores, más aún cuando realiza la misma función durante 8 horas al día y 5 días a la semana. La tecnología posee un margen de error muy reducido y puede ser llevado al mínimo si lo combinas con la supervisión humana. Además, se mantiene en constante desarrollo para ser cada vez más fiable.
¿Cómo implantar la automatización de procesos? Principales herramientas
Ya hemos explicado cómo el fenómeno que nos ocupa puede suponer la oportunidad ideal para cualquier negocio. Pero ¿qué opciones tienen a su disposición para implantarlo? A continuación te detallamos las herramientas de automatización más populares.
Automatización robótica de procesos (RPA)
Como su propio nombre indica, se basa en el uso de robots con software para llevar a cabo tareas repetitivas. Funciona a base de reglas de configuración que pueden modelarse de acuerdo a la evolución de las necesidades. A su vez, te permite monitorizar tareas críticas relacionadas con la seguridad en el entorno laboral o la fiscalidad.
Apps web
El siguiente recurso está mucho más indicado para los negocios pequeños, puesto que es más asequible. Se trata de aplicaciones que permiten gestionar el negocio de forma más eficiente: optimizando los procesos del transporte y almacenaje, realizando pedidos automáticos cuando se acaban las existencias de una tienda o enviar ofertas y promociones ocasionales a clientes en función de unos patrones predefinidos, entre otros muchos ejemplos.
Softwares
Actualmente, esta es la opción predilecta de compañías pertenecientes a numerosos sectores. Pueden ser de pago o de código abierto (gratuitos y basados en un modelo colaborativo). En ambos casos, se trata de programas informáticos que se acoplan a la red del negocio y agilizan sus tareas internas (comunicación, gestión de nóminas, planificación de tareas, etc.).
Como has podido ver, la digitalización ha traído consigo una nueva forma de avanzar: la automatización de procesos. En el futuro, todo indica que las compañías seguirán apostando por soluciones innovadoras. Por tal motivo, es fundamental estar al día y explorar las vías que se nos presentan
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